Im Menü IVR können Sie Menüs erstellen, durch welche sich der Anrufer durch Druck von Ziffernfolgen navigieren kann. (Beispiel: „Drücken Sie 1 für die Buchhaltung, 2 für den Support, 3 für Fragen“). Beachten Sie: die Telefonzentrale kann hierbei keine automatischen Ansagen generieren. Sämtliche Menübausteine, welche Sie verwenden möchten, müssen Sie vorgängig unter Ansagen/Wartemusik hochladen oder aufzeichnen.

Aufbau einer IVR Applikation

Jede IVR Applikation des HPBXs weist eine Baumstruktur auf. Jeder Knoten des Baumes kann entweder selbst wieder die Funktion eines Menüs übernehmen und erzeugt somit eine weitere Verzweigung oder aber er führt einen Befehl aus, wonach die IVR Applikation beendet wird. Zur Verfügung stehen die folgenden Befehle:

  • Voicemail: Wählt der Anrufer diese Option, so erklingt nach der Eingabe ein Piepston, wonach er eine Nachricht hinterlassen kann. Die Nachricht wird in der Folge direkt an die angegebene Mailadresse geschickt.
  • Wählen: Wählt der Anrufer diese Option, so wird die von Ihnen konfigurierte Nummer gewählt. Hierbei kann es sich sowohl um eine externe, als auch um eine interne Nummer handeln. Natürlich können Sie auch eine Nummer wählen lassen, welche mittels Dialplan eine Anrufverteilung vornehmen kann.
  • Menü: Um eine weitere Verzweigung zu erstellen.
  • Entfernen: Einen bestehender Schritt entfernen.

Hinzufügen / konfigurieren einer IVR Application

Um eine IVR Applikation zu erstellen, klicken Sie mit der Maus auf das Plus Zeichen unterhalb der Tabelle mit den IVR Applikationen. IVR Name: Wählen Sie die gewünschte IVR Applikation in der Tabelle aus und tragen Sie anschliessend einen Namen für die Applikation im Feld IVR Name ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter. Struktur/Editor:

  1. Klicken Sie nach dem Erstellen eines IVR auf start: Ansage.
  2. Ansage: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld eine Ansage aus, welche Sie zuvor unter Ansagen/Wartemusik aufgezeichnet, erzeugt oder hochgeladen haben.
  3. Standard: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Knoten aus, welcher ausgeführt werden soll, falls der Anrufer während 4 Sekunden nach der Ansage keine Ziffer eingibt. Falls Sie Standard leer lassen, wird das Menü so oft wiederholt, bis eine Eingabe erfolgt. Achtung: Im Auswahlfeld Standard können nur Knoten ausgewählt werden, welche zuvor unter Menü Optionen konfiguriert wurden. Fügen Sie also allenfalls zuerst wie unten beschrieben neue Knoten hinzu, bevor Sie diesen Schritt ausführen.

Hinzufügen eines Knotens

  1. Geben Sie eine Ziffer oder eine Ziffernfolge in das leere Eingabefeld neben Neu: ein und bestätigen Sie mit „Enter“
  2. Wählen Sie einen der drei Modi Wählen, Menü oder Voicemail aus dem Eingabefeld neben der gewählten Ziffernfolge aus.
  3. Falls Sie den Modus Voicemail gewählt haben, geben Sie bitte im rechten Feld die Mailadresse ein, an welche die aufgezeichnete Voicemail geschickt werden soll. Falls Sie die Option Wählen gewählt haben, geben Sie im rechten Feld die Telefonnummer ein, welche bei der Auswahl dieses Menüpunktes gewählt werden soll. Falls Sie den Modus Menü gewählt haben, wurde ein neues Untermenü erzeugt. Um dieses zu konfigurieren, klicken Sie auf den soeben erzeugten Menüpunkt in der Baumstruktur oberhalb der Eingabefelder.

Entfernen eines Knotens

Um einen Knoten zu entfernen, wählen Sie im Auswahlfeld des gewünschten Knotens die Option Entfernen. Unter Umständen müssen Sie zuerst in das entsprechende Untermenü navigieren.

Entfernen einer IVR Applikation

Um eine IVR Applikation zu löschen, klicken Sie auf das X neben der IVR Applikation.

Verwenden einer IVR Applikation

Sämtliche erstellten IVR Applikationen können Sie in Ihren Dialplänen verwenden. Beachten Sie: beim Ausführen einer IVR Applikation wird der Dialplan verlassen. Nach dem Beenden der Applikation wird der Dialplan nicht weiter ausgeführt. Weiter ist zu beachten, dass die IVR Applikationen jeweils nur im vordersten Auswahlfeld (Teilnehmer 1) erscheinen und keine weiteren Teilnehmer parallel zur IVR Applikation eingetragen werden können. Hingegen ist es möglich, die IVR Applikation erst auszuführen, nachdem bereits andere Schritte im Dialplan ausgeführt wurden.